1. Rekisterinpitäjä

Nimi 

StaffPoint Oy

Y-tunnus: 1741050-8

Yhteystiedot

Osoite: Mannerheimintie 160, 00300 HELSINKI

Puhelin: 020 7206 200

Fax: 020 7206 250

E-mail: helsinki at staffpoint.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Nimi

Pertti Nordberg, tietohallintojohtaja

Yhteystiedot

Osoite: Mannerheimintie 160, 00300 HELSINKI

Puhelin: 020 7206 335

Fax:  020 7206 250

E -mail: etunimi.sukunimi@staffpoint.fi

3. Rekisterin nimi

Työnhakijarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn

tarkoitus/rekisterin käyttötarkoitus

Työnhakijarekisteri sisältää työnhakijoista tietoja, jotka ovat tarpeen StaffPoint Oy:n välityksellä tapahtuvan rekrytoinnin toteuttamisessa. Tällaisia tietoja ovat muun ohella työnhakijan nimi- ja yhteystiedot samoin kuin tiedot työnhakijan koulutuksesta ja kokemuksesta työelämässä. Henkilöltä on pyydetty suostumus henkilötietojen keräämiseen. Henkilöstä kerätään vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia selvitettäessä henkilön soveltuvuutta hänen hakemaansa tai tarjolla olevaan työtehtävään.

Työnhakijarekisterissä julkaistavia henkilötietoja käyttötarkoitukset:

·         työnhakijan ja työnantajan välisen kommunikaation helpottaminen, kun loppukäyttäjä löytää Työnhakijarekisteristä tietoja työnhakijan osaamisesta ja siten tämän edellytyksistä toimia avoimina olevissa työtehtävissä

·         työnhakijan osaamisen ja edellytysten kartoittaminen

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn henkilön nimi- ja henkilötiedot, syntymäpaikka, siviilisääty, puhelin ja sähköpostiosoite, asuinpaikkakunta ja katuosoite, lähiomaisen tiedot,  kielitaito,  kansallisuus, ajokortti, auton käyttömahdollisuus, varusmiespalvelun suorittaminen (niiltä osin kuin liittyy haettuun tehtävään), huollettavien lukumäärä ja ikä, työterveyden tila, mahdollinen lääkitys ( silloin kun liittyy haettavan työtehtävän suorittamiseen), suosittelijat, harrastustiedot, luottamustoimet, hakijan antama sanallinen kuvaus itsestään, koulutustiedot, tutkintotiedot, työkokemustiedot, erityistaidot, työvarusteet, työpaikkatoiveet: sijainti, enimmäisetäisyys, toimiala, tehtävä, työaikatiedot, palkkatoivomus, käytettävyystiedot, työkelpoisuus todistukset ja koulutukset.

6. Säännönmukaiset tietolähteet  *

·         rekisteröidyn henkilön toimittama työpaikkahakemus - vapaamuotoinen tai StaffPoint Oy:n laatima hakemuslomake

·         rekisteröidyn henkilön toimittamat työpaikkahakemuksen liitteet

·         työpaikkahaastattelut

·         toimeksiantajilta saatu palaute

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Työnhakijarekisteristä on mahdollista tarkastella henkilötietoja ainoastaan internet sovelluksen välityksellä. Tarkastelu on mahdollista ainoastaan toimeksiantokohtaisesti ja tältäkin osin vain rajoitettuna ajankohtana.

Työnhakijarekisterissä julkaistavia henkilötietoja luovutetaan ainoastaan työnhakijan kannalta potentiaalisille käyttäjäyritysten rekrytoinnista vastaaville henkilöille. Tietojen luovutukseen pyydetään rekisteröidyn henkilön suostumus.

Työnhakijarekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A.     Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa hakemuksille erikseen tarkoitetuissa arkistokaapeissa. Hakemusaineistoon on pääsy ainoastaan työnhakija ja työntekijä suhteita hoitavien toimihenkilöiden osalta.

B.     ATK:lle tallennetut tiedot ovat käyttäjätunnuksen ja salasanan takana. Käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaisia ja käyttäjien kirjautumista seurataan erillisellä log in tiedostolla)

Tiedot kerätään yhteiseen tietokantaan joka on suojattu sekä verkko-operaattorin että palvelutarjoajan palomuurilla. Tietokanta on erikseen suojattu salasanalla ja erillisellä teknisellä toteutuksella. Tietokanta sijaitsee lukitussa ja kulunvalvotussa laitetilassa.

Tietokantaan tallennettuihin henkilötietoihin pääsevät käsiksi erikseen määritetyt ja tunnistetut organisaation toimihenkilöt, joilla on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. StaffPoint Oy vastaa siitä, että henkilötietoja ei pidetä asiattomien saatavilla. Henkilötietojen huolellisesta säilyttämisestä on annettu erillinen toimistokohtainen ohjeistus.

Työnhakuportaali on suojattu SSL yhteydellä.

Henkilötietoja säilytetään 6 kk. Tätä pitempi säilytys edellyttää työnhakijan erillisiä toimenpiteitä henkilötietojen säilyttämiselle. Työnhakija voi milloin tahansa poistaa tietonsa portaalista. Vanhentuneet henkilötiedot poistetaan rekisteristä automaattisesti.

Työnhakijarekisterien koordinoinnista samoin kuin niiden käytön ja ylläpidon valvonnasta vastaa tietohallintohallintojohtaja Pertti Nordberg, joka ylläpitää lisäksi toimihenkilölistaa eri Työhakijarekisterien käyttäjistä.